STRUTTURARE
Siti web vetrina e archivi web: dare forma a ciò che va mostrato e a ciò che va consultato
Un sito che rappresenti l'organizzazione in modo chiaro. Un archivio web che renda consultabile ciò che oggi è soltanto conservato. Esigenze diverse, accomunate dal modo in cui vengono organizzate le informazioni.
MODI DIVERSI DI STRUTTURARE
Rendere comprensibile ciò che va mostrato, rendere consultabile ciò che va organizzato
Le componenti di quest'area rispondono a domande diverse e possono esistere separatamente.
Un sito vetrina serve quando c'è qualcosa da rendere comprensibile a chi arriva da fuori: cosa fa un'organizzazione, come lo fa, a chi si rivolge, come la si raggiunge. È un problema di presentazione e di ordine delle informazioni.
Un archivio web serve quando esiste materiale che l'organizzazione già possiede — documenti, schede, registri, repertori — e che oggi è difficile da cercare, aggiornare o mettere a disposizione. È un problema di struttura e di accesso.
Un'organizzazione può avere bisogno di un sito, di un archivio, oppure di entrambi collegati fra loro. Sono valutazioni distinte, e non c'è ragione perché una richiesta ne trascini con sé l'altra.
SITO WEB VETRINA
Prima di essere una pagina da guardare, un sito è una struttura di informazioni
Un sito è utile quando aiuta chi arriva a capire con chi ha a che fare e a trovare le informazioni che sta cercando. Una parte importante di questo lavoro viene decisa prima ancora dell'aspetto visivo: cosa deve essere immediatamente visibile, cosa può stare più in profondità, in quale ordine le informazioni si presentano, quali percorsi servono davvero e quali sono soltanto pagine che qualcuno ha aggiunto nel tempo.
Le decisioni riguardano che cosa deve trovare chi arriva, e da quale punto arriva: chi cerca il nome dell'organizzazione ha già un'idea, chi ci capita cercando un'attività non ne ha nessuna. Riguardano quali contenuti hanno la precedenza e quali possono aspettare. Quali contatti devono essere raggiungibili senza doverli cercare. Che cosa dovrà poter essere aggiornato senza assistenza, e con quale frequenza è realistico che accada.
E riguardano l'immagine complessiva che l'organizzazione restituisce: non un'impressione generica, ma la coerenza tra quello che il sito dice e quello che l'organizzazione è.
Situazioni in cui l'esigenza si presenta
- Non esiste una presenza web propria, e le informazioni sono distribuite su strumenti di terzi.
- Il sito esistente è stato costruito in un contesto diverso e non corrisponde più all'attività attuale.
- Le informazioni ci sono ma sono difficili da trovare, o si contraddicono tra una pagina e l'altra.
- Serve un punto di riferimento stabile a cui rimandare, invece di rispondere ogni volta alle stesse domande.
- Attività, servizi o iniziative non sono documentati da nessuna parte in forma consultabile.
- La presenza online si regge su profili social, con i limiti che questo comporta in termini di controllo e di reperibilità.
Sul design
Il design conta, e conta per ragioni funzionali prima che estetiche. Serve a rendere visibile una gerarchia, così che l'occhio capisca cosa viene prima. Serve a rendere la lettura scorrevole invece che faticosa. Serve a dare coerenza tra le pagine, perché chi naviga riconosca di essere sempre nello stesso posto. Un sito deve apparire professionale senza che questo costi comprensibilità: il design deve sostenere la comprensibilità, non ostacolarla.
Su ciò che il sito deve reggere
Le pagine vengono progettate per restare leggibili e utilizzabili su dispositivi e condizioni d'uso differenti. L'accessibilità viene considerata nella progettazione — contrasti, dimensioni, struttura dei contenuti, navigazione — e il livello di conformità richiesto si stabilisce progetto per progetto, insieme all'organizzazione.
Sulla reperibilità
Un sito ben strutturato è più facilmente leggibile anche dai motori di ricerca: titoli coerenti, gerarchia dei contenuti chiara, indirizzi comprensibili, informazioni descritte in modo che siano interpretabili. Fa parte del modo in cui il lavoro viene fatto, non è un servizio a sé e non è oggetto di previsioni sui risultati.
Sulla tecnologia
Gli strumenti tecnici con cui un sito viene realizzato dipendono da cosa deve fare, da chi lo aggiornerà e da quali vincoli esistono. Sono scelte che si discutono durante l'incarico, non un elenco da valutare in anticipo.
ARCHIVIO WEB
Conservare non è la stessa cosa che poter trovare
Una cartella condivisa, come i comuni sistemi cloud, organizza principalmente file e percorsi. A seconda dello strumento può offrire ricerca, ordinamento, filtri e metadati, e può essere sufficiente quando non serve una struttura informativa dedicata.
Un archivio web organizza invece gli elementi secondo le informazioni che li descrivono e secondo il modo in cui devono essere consultati. La differenza sta in cosa si può progettare: quali metadati sono pertinenti a quel materiale, come classificarlo, quali relazioni tenere fra gli elementi, quali filtri e quali viste servono davvero, chi può vedere e modificare cosa, e quali modalità di ricerca sono coerenti con ciò che si conserva. Non è una raccolta di file messa online: è una struttura pensata su misura di quel materiale e di chi lo consulta.
Cosa si decide quando si costruisce un archivio
Si stabilisce che cosa costituisce l'elemento da archiviare, e non sempre la risposta è ovvia: un documento, oppure la pratica di cui il documento fa parte, oppure la persona a cui la pratica si riferisce. Si stabilisce quali informazioni descrivono ogni elemento, perché sono quelle che rendono possibile la ricerca. Come vengono classificati, e secondo quali criteri: le categorie utili non sono quelle logicamente eleganti, ma quelle con cui le persone cercano davvero.
Si decide come si cerca e come si filtra, che è dove un archivio si dimostra utile o inutile. Chi può vedere cosa, e chi può inserire o modificare, che sono permessi diversi. Come le informazioni vengono mantenute aggiornate, e da chi. Quali viste servono davvero, perché un elenco completo non è necessariamente la vista più utile. Se occorrono stampe o esportazioni, e in quale forma. E se esiste una parte destinata a essere pubblica accanto a una riservata.
Situazioni in cui l'esigenza si presenta
Materiale accumulato nel tempo la cui consultazione richiede di rivolgersi a chi ne conosce la collocazione. Schede o anagrafiche tenute in fogli di calcolo che sono cresciuti oltre quello per cui erano nati. Registri e verbali conservati in forma cartacea o come singoli file, senza un modo per attraversarli. Repertori e raccolte che avrebbero valore se fossero interrogabili. Documentazione tecnica o amministrativa che va ritrovata per criteri diversi da come è stata organizzata.
Su accessi e visibilità
A seconda del progetto, un archivio può essere interamente interno, aperto soltanto a utenti autorizzati, oppure avere una parte consultabile pubblicamente e una riservata. Può anche essere collegato a un sito vetrina, quando ha senso che parte del materiale sia accessibile dall'esterno. Sono possibilità che si valutano in base a cosa contiene e a chi deve usarlo, non configurazioni standard.
COME SI PROCEDE
Si parte da cosa deve essere trovato, e da chi
Per un sito, il punto di partenza è quello che l'organizzazione deve rendere comprensibile: chi arriva, cosa deve capire, cosa deve poter fare. Da lì si costruisce la struttura delle pagine, si stabilisce l'ordine dei contenuti e si progetta l'interfaccia perché quella struttura sia leggibile.
Per un archivio, il punto di partenza è il materiale e il modo in cui dovrà essere consultato. Si guarda cosa esiste, in quale forma e con quale regolarità cresce. Si definisce come descrivere ogni elemento e secondo quali criteri classificarlo. Su questa base si progetta l'architettura dei dati, la ricerca, i filtri e le viste, e si stabiliscono gli accessi dove servono.
In entrambi i casi il lavoro comprende la realizzazione e una verifica d'uso, coinvolgendo quando pertinente persone rappresentative di chi utilizzerà lo strumento. È il momento in cui emergono le cose che sembravano ovvie e non lo erano.
Sulla gestione successiva
Quanto un'organizzazione potrà gestire da sé dipende dal progetto e da come è impostato. Dove è possibile si predispone il lavoro perché l'aggiornamento ordinario non richieda intervento esterno, e si lascia documentato il modo in cui è costruito.
COSA CAMBIA
L'obiettivo è che le cose si trovino
Per un sito, l'obiettivo è che chi arriva capisca rapidamente di cosa si tratta e trovi quello che cercava senza doverlo chiedere. Può ridursi il tempo speso a rispondere alle stesse domande, e l'organizzazione può disporre di un riferimento stabile a cui rimandare: una presenza propria offre maggiore controllo su contenuti e struttura rispetto al basarsi esclusivamente su profili ospitati da piattaforme di terzi.
Per un archivio, l'obiettivo è che il materiale diventi interrogabile: che si possa arrivare a un documento partendo da quello che se ne ricorda, invece che da dove è stato messo. Può diminuire la dipendenza dalle persone che conoscono la collocazione delle cose, e il materiale accumulato può tornare a essere utilizzabile invece che soltanto conservato.
Nessuno di questi esiti è indipendente da come lo strumento viene poi alimentato e mantenuto. Anche sito e archivio richiedono una gestione coerente con la loro funzione: informazioni non aggiornate possono ridurne l'utilità.
QUANDO NON SERVE
Non ogni presenza va rifatta, non ogni raccolta va strutturata
Un sito nuovo può non servire
Se quello esistente svolge la sua funzione, rifarlo non aggiunge niente. Se il problema riguarda i contenuti — informazioni incomplete, testi che non spiegano — può essere sufficiente lavorare su quelli senza ricostruire la piattaforma. Se basta riorganizzare quello che c'è, si riorganizza. E se l'organizzazione non ha effettivamente bisogno di una presenza diversa da quella attuale, va detto.
Un archivio web può non servire
Se i materiali sono contenuti e facilmente gestibili, non c'è niente da strutturare. Una struttura di cartelle ben organizzata, con una convenzione condivisa sui nomi, può essere sufficiente e va valutata prima di introdurre uno strumento più complesso. Se non serve una ricerca per criteri, ma solo un posto dove tenere i file, un archivio strutturato aggiunge complessità senza contropartita.
E se lo strumento risultasse più oneroso da mantenere di quanto sia oggi la gestione attuale, lo strumento può non essere giustificato. È una valutazione che va fatta prima di cominciare.
COME SI COLLEGA
Dove si colloca rispetto al resto
Rispetto all'analisi dei processi
Non è necessaria per realizzare un sito, e nemmeno per costruire un archivio. Se l'esigenza è definita — serve un sito vetrina, serve rendere consultabile del materiale — si progetta e si realizza. L'analisi entra soltanto quando dietro la richiesta c'è un problema organizzativo più ampio che conviene capire prima, e in quel caso viene detto.
Rispetto alla digitalizzazione
Un archivio web può essere un progetto a sé, oppure una parte di un lavoro più ampio sull'organizzazione delle informazioni. Dipende da quanto è esteso il problema: se riguarda un insieme di materiale ben delimitato, l'archivio basta; se riguarda il modo in cui le informazioni circolano nell'organizzazione, l'ambito è più largo.
Rispetto all'automazione
Un archivio può integrare automazioni quando sono utili: acquisizione di materiale che arriva con regolarità, classificazione di elementi che seguono uno schema, notifiche su aggiornamenti, elaborazioni ricorrenti. Sono possibilità da valutare, non caratteristiche previste per ogni progetto. Un archivio può non averne bisogno.
DOMANDE RICORRENTI
Dubbi comuni prima di cominciare
"Che differenza c'è rispetto a una semplice realizzazione tecnica?"
La differenza sta in quello che viene deciso prima di realizzare: come organizzare le informazioni, cosa deve trovare chi arriva, cosa dovrà poter essere aggiornato, come deve funzionare la struttura. Sono decisioni che determinano se il sito sarà utile, indipendentemente da come appare. Quando invece queste scelte sono già chiare e serve un'esecuzione tecnica circoscritta, quella può essere sufficiente: è un lavoro legittimo e può essere esattamente ciò che l'esigenza richiede.
"Abbiamo già un sito. Va buttato via?"
Non necessariamente. A volte quello che serve è rivedere la struttura e i contenuti di ciò che esiste. Rifare da zero ha senso quando la struttura attuale non regge quello che l'organizzazione deve comunicare oggi, ed è una valutazione che si fa guardando il sito, non per principio.
"Chi lo aggiorna dopo?"
È una domanda da porsi prima di progettare, non dopo. Quanto e cosa un'organizzazione potrà aggiornare da sé influisce sulle scelte: un sito pensato per essere modificato spesso è costruito diversamente da uno destinato a restare stabile. Dove è possibile, l'aggiornamento ordinario viene predisposto perché non richieda intervento esterno.
"L'archivio ci sembra un progetto troppo grande."
Può non esserlo. Un archivio può nascere su una parte del materiale, quella che serve di più, e crescere se la struttura regge. Partire da un perimetro circoscritto può essere ragionevole. Progettare una struttura molto estesa prima di verificare che venga effettivamente alimentata può invece introdurre complessità non necessaria.
"E i nostri documenti dove stanno?"
Dove viene conservato il materiale e chi può accedervi sono criteri di progettazione, che si stabiliscono insieme prima di scegliere gli strumenti. Per archivi che contengono materiale riservato è un criterio da definire nella progettazione, non un dettaglio da lasciare alla fine.
Descrivi cosa va mostrato, o cosa va ritrovato
Non serve una richiesta già formulata in termini tecnici. Basta raccontare cosa oggi è difficile da spiegare a chi arriva, oppure quale materiale è diventato difficile da consultare.
Email di contatto ADC Business · dechiara@adcbusiness.com